Finanční specialisté

    Více informací

    Sportovci

    Více informací

    Callcentrum

    Více informací

    INFORMAČNÍ MEMORANDUM
    -
    ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ


    Vážení zákazníci a obchodní partneři,

    dokument, který právě čtete, obsahuje podrobné informace o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje. Vážíme si toho, že s námi své osobní údaje sdílíte a jsme odhodláni je v maximální možné míře chránit. Rovněž se snažíme být ve vztahu k Vám co nejvíce transparentní, zejména ohledně toho, jak Vaše osobní údaje zpracováváme.

    Toto informační memorandum bylo sepsáno v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (GDPR), a předkládá Vám základní informace, které jsme jako správce osobních údajů povinni poskytnout.

    V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování Vašich osobních údajů nás neváhejte kontaktovat na e-mailové adrese gdpr@benefitas.cz. Ve všech případech nás lze kontaktovat na naší doručovací adrese Brno, Pražákova 1008/69, PSČ 639 00.

    A) Správce osobních údajů

    Správce je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány. Správcem osobních údajů je korporace Benefit investment a.s., se sídlem Brno, Pražákova 1008/69, PSČ 639 00, IČ 283 59 682, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně oddíl B, vložka 5933. Zástupcem odpovědným ve věcech ochrany osobních údajů je pan Jakub Mojžíš.

    B) Účel zpracování osobních údajů

    Vaše osobní údaje zpracováváme, abychom mohli:

    1. zajistit řádné uzavření a následné plnění smluvního závazku mezi námi a vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu nám vyplývají další zákonné povinnosti, a proto musíme zpracovávat vaše osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
    2. co nejlépe ochránit naše oprávněné zájmy (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

    C) Naše oprávněné zájmy

    Mezi naše oprávněné zájmy patří zejména řádné plnění veškerých našich smluvních závazků, řádné plnění veškerých zákonných povinností, ochrana našeho podnikání a majetku a v neposlední řadě také ochrana životního prostředí a zajištění udržitelného rozvoje.

    Osobní údaje našich klientů můžeme rovněž zpracovávat též z důvodu oprávněných zájmů spočívajících v přípravě nezávazné nabídky pojistných či investičních smluv (vč. kalkulace výše pojistného apod.) a při provádění dalších přípravných činností směřujících k uzavření pojistných a jiných smluv; ve vnitřních administrativních účelech (např. interní evidence); v ochraně našich právních nároků (např. při vymáhání našich pohledávek, v rámci soudních i správních řízení, před orgány mimosoudního řešení sporů, před ČNB či dalšími orgány veřejné moci); v poskytování klientského servisu (informování o nedoplatcích, pomoc s řešením škodních událostí, zjišťování spokojenosti s poskytováním služeb atd.)

    V zájmu zajištění co největší ochrany Vašeho soukromí, máte právo vznést námitku, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Více o Vašich právech souvisejících se zpracováním osobních údajů se dočtete v článku „I“ tohoto informačního memoranda.

    D) Získané osobní údaje

    Osobní údaje jsme získali přímo od Vás, a to zejména z vyplněných formulářů, vzájemné komunikace nebo z uzavřených smluv. Dále jsme mohli získat osobní údaje od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a zpracovávání Vašich osobních údajů a se kterými spolupracujeme (zejména jednotlivé pojišťovny, investiční zprostředkovatelé, obchodníci s cennými papíry apod).

    E) Zpracovávané kategorie osobních údajů

    K zajištění Vaší spokojenosti z řádného plnění závazku, k zajištění plnění zákonných povinností a k dalším výše vyjmenovaným účelům zpracovává správce následující kategorie osobních údajů:

    1. základní identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště, místo podnikání a identifikační číslo;
    2. další popisné údaje – o dosaženém vzdělání, bankovní spojení;
    3. kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa;
    4. údaje o uzavřených smlouvách;
    5. informace ze vzájemné komunikace – informace z e-mailů nebo jiných kontaktních formulářů.

    F) Právní základ pro zpracování osobních údajů

    Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění zákonné povinnosti, pro ochranu našich oprávněných zájmů nebo zpracování probíhá na základě uděleného souhlasu.

    Zákonnost zpracování dále vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého hájíme naše oprávněné zájmy nebo ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

    G) Předávání osobních údajů třetím osobám

    Osobní údaje musíme v rámci zákonných mezí poskytnout orgánům státní správy, například finančním úřadům, soudům, orgánům činným v trestním řízení nebo orgánům dohledu nad kapitálovým trhem. Osobní údaje našich obchodních partnerů pak předáváme subjektům zajišťující pro nás účetní či právní služby.

    Nemáme v úmyslu předávat Vaše osobní údaje dalším subjektům. Pokud bychom svoje plány změnili, budeme vás nejprve řádně informovat a požádáme Vás o předchozí písemný souhlas.

    Vaše osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářských prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.

    H) Doba zpracování

    Osobní údaje klientů, které jsme zpracovávali za účelem nabídky smlouvy o finančním produktu, ale k uzavření smlouvy nedošlo, budeme uchovávat po dobu nejméně jednoho roku od poslední komunikace a pod dobu trvání promlčecí doby, během které je možné uplatnit jakýkoliv nárok vyplývající z této komunikace. V případě, že zprostředkujeme uzavření smlouvy o finančním produktu, budeme údaje uchovávat po dobu tří let od ukončení platnosti poslední námi zprostředkované smlouvy.

    Osobní údaje obchodních partnerů budou zpracovávány a ukládány nejméně po dobu trvání smlouvy. S ohledem na některé smluvené lhůty pro vypořádání veškerých práv a povinností z obchodních vztahů, budeme v dotčených případech osobní údaje uchovávat déle, a to po dobu 10 let, popř. po dobu trvání případných soudních sporů či jiných řízení.

    Některé osobní údaje potřebné např. pro daňové a fakturační povinnosti budou uchovávány déle, zpravidla 5 popř. 10 let (zejména v souladu s příslušnými ustanovením zákona o účetnictví, popř. zákona o dani z přidané hodnoty) počínaje rokem následujícím od vzniku uchovávané skutečnosti.

    Osobní údaje nebudou nikdy uchovávány déle, než je zákonem stanovené maximum. Po uplynutí archivační doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

    I) Vaše práva a jejich uplatnění

    Vyvíjíme maximální úsilí, abychom Vaše osobní údaje zpracovávali řádně a především bezpečně. Můžete u nás uplatnit práva, která jsou Vám garantována a popsána v tomto článku.

    Jak na to?

    Jednotlivá práva můžete uplatnit zasláním e-mailu na adresu gdpr@benefitas.cz. Svá práva můžete uplatnit rovněž formou písemné žádosti zaslané na naší korespondenční adrese Brno, Pražákova 1008/69, PSČ 639 00.

    Informace a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme zcela bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. V případě opakovaného uplatnění žádosti o poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů si vyhrazujeme právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.

    Vynasnažíme se Vám odpovědět a poskytnout informace o přijatých opatřeních co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. V případě potřeby a zejména s ohledem na počet žádostí či složitost jsme oprávněni lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O případném prodloužení, stejně tak o jeho důvodech Vás budeme informovat.

    Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů

    Můžete od nás požadovat informace, zda Vaše osobní údaje zpracováváme či nikoliv. V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme, máte právo od nás požadovat informace o tom, o jaké osobní údaje (kategorie) se jedná, o účelech zpracování, o příjemcích nebo kategoriích příjemců Vašich osobních údajů, o výčtu Vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o oprávněných správcích, o tom, kdo je pověřencem osobních údajů, na koho se u nás můžete obrátit apod.

    Jak jste si mohli všimnout, řadu informací poskytovaných Vám v rámci uplatnění tohoto práva jsou již obsaženy v tomto memorandu, to Vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.

    Právo na přístup k osobním údajům

    V případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme, máte přístup k informacím o účelech tohoto zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o Vašich právech (práva požadovat od nás opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.  

    Právo na opravu

    Pokud došlo na Vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo od nás požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

    Právo na výmaz (právo být zapomenut)

    V určitých stanovených případech máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné.

    Mažeme Vaše osobní údaje automaticky po uplynutí doby nezbytnosti, můžete se však na nás se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaši žádost individuálně posoudíme (i přes Vaše právo na výmaz můžeme mít např. zákonnou povinnost či oprávněný zájem si Vaše osobní údaje ponechat) a o vyřízení Vás budeme detailně informovat.

    Právo na omezení zpracování

    Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytně nutném rozsahu. Máte však právo po nás žádat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů:

    • v případě, že popíráte přesnost zpracovávaných osobních údajů (na dobu nezbytnou pro ověření přesnosti Vašich osobních údajů); nebo
    • v případě, že máte za to, že překračujeme výše stanovené účely, pro které Vaše osobní údaje zpracováváme; nebo
    • v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale požadujete je pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků;
    • v případě, že jste vznesli námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 GDPR (dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

    V těchto případech můžete podat žádost, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaši žádost individuálně posoudíme a o výsledku Vás budeme detailně informovat.

    Právo na přenositelnost údajů

    Pokud byste si přáli, abychom Vaše osobní údaje poskytli i jinému správci, resp. jiné společnosti, předáme Vaše osobní údaje, které zpracováváme na základě uzavřené smlouvy popř. s Vaším souhlasem a automatizovaně, v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud nám v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.

    Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování

    Pokud byste zjistili nebo se jen domnívali, že provádíme zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje zpracováváme na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na nás obrátit a požádat o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.

    Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování.

    Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

    Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/ .

    Právo odvolat souhlas

    Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoliv odvolat, a to vyplněním příslušného formuláře a jeho zasláním na naši korespondenční adresu nebo emailovou adresu gdpr@benefitas.cz.

    J) Jsou osobní údaje automaticky vyhodnocovány?

    Osobní údaje nejsou automaticky vyhodnocovány a nejsou využívány k profilaci ani automatickému rozhodování.

    V Brně dne 24. 5. 2018